Akreditasi Program Studi

Kedengarannya memang sangat "GARANG", namun itu harus dilakukan sebagai bentuk evaluasi diri internal suatu program studi. Apakah memang berat ? Jawabannya relatif. Bisa saja sangat mudah dilakukan atau malah sebaliknya. Saya saat ini bertugas sebagai sekretaris pada program studi Teknik Informatika STMIK-AMIK Riau telah beberapa kali melalui tahapan ini.

Wah...terlalu bertele-tele kali ya.... saya langsung saja ke topik akreditasi itu. Pada tahun 2012 seluruh program studi harus telah terakreditasi. Ini sekaligus sebagai indikator sehat atau tidaknya suatu program studi dikelola, pedoman bagi masyarakat dalam memilih program studi untuk mengembangkan dirinya dan acuan bagi stake holder dalam melakukan perekrutan karyawan. Masih banyak lagi.

Proses akreditasi itu dilakukan oleh BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional-Perguruan Tinggi). Perguruan Tinggi harus mempersiapkan data-data yang diperlukan dan mengirimkannya ke BAN-PT. Satu bulan kemudian (relatif) program studi akan didatangi oleh tim visitasi dari BAN-PT untuk memastikan apakah data yang diisikan dalam borang sama dengan fakta di lapangan.

Proses yang mesti dilalui:

1. Persiapan. Pada tahapan ini membutuhkan kerja keras dan kekompakan tim. hehehee..pasti ada teman-teman anda yang curang. Kerjanya males tapi honor lemburnya minta lebih dari yang lain. Tapi tidak usah permasalahkan bagian itu, yang penting anda mendapatkan ilmunya. Di kampus saya yang intensif dalam membantu adalah : Torkis Nasution, Triyani, Rahmiati, Susanti, Rahmaddeni, Wirta Agustin (semuanya berpartisipasi > 90 %). Selain itu partisipasinya berkisar antara 5% s/d 30% saja. Bahkan ada 4 nama yang berperan 0%.Terus apalagi yang harus dilakukan ? Pelajari dan pahami dulu buku panduan, terutama pengisian borang (prodi dan institusi). Setiap kata yang anda tuliskan akan selalu ada maknanya, maka hati-hatilah dalam menuliskan argumen. Pada prinsipnya sama dengan kita memasarkan sebuah produk di mana kita harus persis tahu dari A s/d Z. Menjiplak dari Perguruang Tinggi lain ? Eiiiittssss...tunggu dulu. Itu sangat berbahaya dan masalah masing-masing program studi itu pasti berbeda, maka anda akan keteteran pada saat dilakukan visitasi. (A) Personil : Untuk aspek yang berhubungan dengan naratif, maka carilah orang yang memiliki olah kata yang baik agar ide kita bisa tersampaikan. Sementara yang lainnya libatkan dalam proses pengolahan data. Jadi pembagian tugas ini perannya sangat penting, bahkan tukang membeli makananpun akan sangat penting keberadaannya. Sebaikknya jangan dilakukan di hotel atau tempat lain yang jauh dari sumber data. (B) Dokumen : Kelompokkan dokumen ke dalam folder-folder masing-masing standar (7 standar). Dokumen ini meliputi juga bukti phisik seperti SK, Surat Tugas, Jadwal, Foto-foto, Video dll. Target Pencapaian: Setiap pekerjaan harus jelas target pencapaiannya, terutama untuk kegiatan-kegiatan yang menjadi kunci untuk kegiatan berikutnya.Rapat Tim : Rapat ini perlu sering dilakukan untuk memantau dan mengevaluasi berbagai macam hal termasuk kendala yang dihadapi. Tapi jangan lama-lama. Cukup 15 menit saja.
2. Pengiriman Borang dan Pendukung Lainnya. Pengiriman borang harus diantar langsung ke BAN-PT di Jl. Fatmawati, Jakarta. Jangan lupa meminta tanda serah terima borang sebagai bukti dikemudian hari apabila terjadi masalah.
3. Balasan Desk Evaluation dari Accessor. Berkas yang kita masukkan itu nantinya akan diserahkan oleh BAN-PT ke Assessor. Para assessor akan melakukan desk evaluation terlebih dahulu menyangkut kelayakan dokumen yang dimasukkan. Dokumen bisa saja dikembalikan bisa ada temuan unsur rekayasa, tidak lengkap, atau tidak mengikuti standar. Bila dinilai layak, maka assessor akan mengontak kampus kita untuk mengagendakan kegiatan visitasi. Visitasi bertujuan untuk meng-cross check apakah data borang sama dengan fakta dilapangan. Sebaiknya tidak dilakukan upacara penyambutan yang berlebihan. Cukup sediakan makan siang dan transportasi, karena para assessor sudah didanai oleh BAN-PT.
4. Meng-counter statement dari Hasil Desk-Evaluation. Sebelum kedatangan assessor biasanya mereka (2 orang) telah mengirimkan beberapa poin penting yang ingin di cross check. Kita masih bisa membuat jawaban pada form itu sebagai konter atas pendapat dari assessor. Pada saat visitasi baru kita diskusikan. Kadangkala kita terlalu under estimate terhadap lembaga kita, padahal banyak potensi yang belum terungkap. Assessor yang baik biasanya akan membantu kita menggali potensi yang tidak kita ungkapkan.
5. Diskusi Hasil Dengan Accessor. Tahapan ini membutuhkan pengetahuan yang luas, baik tentang kondisi internal maupun eksternal (peraturan pemerintah, SK, dll). Mendapatkan accessor yang sesuai dengan keinginan kita adalah untung-untungan. Bisa saja dari berbagai etnis, tingkat pendidikan, usia. Umumnya prodi yang tidak siap atau terbiasa merekayasa data akan sangat takut pada bagian ini. Lakukanlah diskusi dengan accessor dengan efektif, jangan berbelit-belit. Kalau pengetahuan minim, maka sulit untuk menjawab pertanyaan yang diajukan accessor.
6. Menunggu Hasil. Bagian inilah yang membuat deg-deg an. Namun perlu diingat bahwa assesor adalah juru potret yang berusaha memastikan fakta di lapangan sama dengan data yang terisi dalam borang. Keputusan final nilai akreditasi dibahas oleh tim 15 pada BAN-PT. STMIK-AMIK Riau menunggu selama 2,5 bulan hingga memperoleh nilai B untuk program studi teknik informatika (S-1) dan C untuk program studi mananjemen informatika (D-III).